Les avantages de la dématérialisation
Que gagnent les entreprises à dématérialiser ?
La dématérialisation consiste à transformer tous types de documents papier en fichiers numériques, consultables et modifiables à l’aide de logiciels.
Les documents sont dématérialisés à l’aide d’un scan, puis ils sont triés et rangés dans une base de données propre à l’entreprise.
Cette politique du “zéro Papiers” (ou dématérialisation) est LA grande tendance adoptée par de plus en plus d’entreprises, notamment grâce à l’apparition du “cloud” et la montée en puissance d’Internet.
Mais pourquoi se mettre à la dématérialisation de vos documents ?
Oxylead vous rappelle les principaux avantages de la dématérialisation au sein de l’entreprise.
Réduction des coûts
L’avantage économique de la dématérialisation est évident : en passant au numérique, les entreprises réduisent massivement l’utilisation du papier et ainsi les dépenses liées à l’achat de papier, l’impression, l’affranchissement, et le stockage.
Cela représente des économies à court terme facilement quantifiables.
Par exemple, il suffit de savoir combien de factures clients, fournisseurs ou de bulletins de payes vous éditez chaque mois, pour évaluer le gain financier réalisé en passant par des solutions de dématérialisation.
Augmentation de la productivité
Le rangement des documents papier est une tâche fastidieuse et redondante. La dématérialisation laisse plus de temps à vos collaborateurs pour d’autres missions.
Cette transition digitale permet également de gagner en réactivité et de communiquer plus rapidement que ce soit en interne ou avec des clients. La société devient de ce fait plus compétitive.
Par exemple, grâce à la gestion commerciale, les commerciaux peuvent suivre en temps réel l’ensemble du processus de vente d’une affaire, et même établir des devis depuis une tablette.
La gestion des congés est également facilitées : en quelques clics, votre service RH peut approuver les demandes des collaborateurs ou consulter un décompte d’absences. Idem pour les services de comptabilité qui peuvent éditer leurs bulletin de paye. C’est ce que propose l’une des technologies que nous utilisons pour répondre à ces besoins précis avec LeadAway.
Télétravail
Le passage au digital permet la mise en place du home office dans certaines entreprises. Vous pouvez donc accéder, modifier, créer ou partager des fichiers de façon instantanée avec qui vous voulez, quand vous vous voulez et où vous voulez.
Cet avantage a été mis en lumière par la crise sanitaire : les entreprises qui étaient déjà passées à la dématérialisation ont particulièrement appréciées la facilité de mise en place du télétravail lors des confinements successifs.
Gain d’espace
Utiliser une Gestion électronique de documents permet de réduire radicalement l’espace utilisé pour le stockage du papier.
Ce gain de place permet ainsi d’optimiser l’organisation des bureaux et de rendre le lieu de travail plus agréable : finies les étagères ou les cartons remplis de papier !
Sécurité accrue
Contrairement à ce que l’on pourrait croire, les systèmes de gestion de documents dématérialisés protègent vos données avec des sauvegardes intégrées. Les risques de suppression de fichiers, ou d’oubli de sauvegarde sont donc considérablement réduits.
Il est également possible de mettre en place un système de protection ou de coffre-fort numérique pour sécuriser les données ; ou encore la signature électronique qui justifie l’identité du signataire et a une valeur légale.
Enjeux écologique
Nous savons que le papier et tous ses usages sont néfastes pour le développement durable de notre planète.
Chaque année, en France, ce sont des centaines de milliers de tonnes de déchets papiers qui sont jetés dans les bureaux. Et souvent sans être recyclés. La fabrication du papier génère également des dépenses importantes en eau et en électricité.
La dématérialisation des données permet donc de réduire l’empreinte carbone des entreprises, et tend vers une démarche éco-responsable.
Voilà donc les avantages de la dématérialisation de documents aujourd’hui, qui ne cessent d’évoluer.
Dématérialisation des factures : une obligation légale d’ici 2023 ?
D’ici 2023 et 2025, les entreprises B2B devront accepter les factures électroniques et devront les expédier de la même manière.
L’état français souhaite généraliser les échanges inter-entreprises. Cette mesure est mise en place pour lutter contre la fraude à la TVA.
Cette obligation sera progressive entre le 1er janvier 2023 et le 1er janvier 2025. A partir de cette date, les entreprises seront donc obligées de prendre en charge ces nouvelles réglementations. La taille et le secteur d’activité des entreprises seront pris en compte si elles sont concernées par cette nouvelle loi.
Vous l’aurez compris, face aux volumes croissants des documents traités quotidiennement, les avantages de la dématérialisation permettent aux entreprises d’optimiser leurs performances.
Mais abandonner le papier au profit du numérique ne s’improvise pas. C’est pourquoi Oxylead propose de vous accompagner pour cette transition digitale.
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