Intégration de Yooz, solution de dématérialisation des achats
Un besoin largement partagé : la dématérialisation des achats, via l’intégration de Yooz
Le client de ce projet est une société d’investissement familial. Acteur reconnu dans les domaines du sport, du spectacle, de l’immobilier, de la viticulture et de l’agriculture, il fait face à un besoin souvent rencontré par Oxylead : l’installation d’une solution simple de dématérialisation des achat au sein d’un système d’information.
C’est la raison pour laquelle Oxylead a choisi de vous présenter son intégration de Yooz. Il s’agit en effet d’un exemple généralisable et adaptable à différents cas de figure.
Le projet d’intégration de Yooz
Globalement, il consiste à optimiser, fluidifier et dématérialiser la gestion des achats dans toutes les filiales du groupe. Dans le détail l’intégration passe par la mise en place d’une solution complète répondant aux exigences suivantes :
- D’une part la validation des demandes.
- D’autre part la collecte des factures en intégration continue avec l’ERP
- Enfin, la concomitance avec le déploiement d’un nouvel ERP
La mission d’Oxylead
Pour commencer, conseiller le client. Puis l’accompagner dans l’intégration de la solution de dématérialisation des achats Yooz au sein de son nouvel ERP (ADFI de Sigma).
Digitalisation de l’interface entre Yooz et l’ERP ADFI de Sigma
La mission d’Oxylead a permis de concevoir le processus optimum pour répondre aux besoins des collaborateurs.
Tout d’abord Oxylead a défini les référentiels ADFI à disposition de Yooz. Ensuite l’équipe a établi le workflow de validation des demandes d’achats intégrant des circuits spécifiques (métiers, directeurs de services voire criticité de l’achat). La prestation comprenait également l’enregistrement des pièces comptables avec l’envoi dans le sas d’intégration d’ADFI. Pour finir la digitalisation du bon à payer sur la facture a permis de l’intégrer au parapheur électronique de E-Finances.
Mais pourquoi le choix d’une intégration de Yooz ?
Il s’agissait de trouver un outil simple capable de gérer les demandes tout en s’adaptant aux différents métiers du groupe groupe. La solution devait être également ouverte. En effet des interfaces sont nécessaires aux échanges avec ADFI (Advantage Finance), l’ERP utilisé par le centre de pilotage du groupe.
Après diagnostic, il s’avérait que YOOZ est déjà utilisé depuis 2019 par une des filiales et donnait satisfaction. Ce fut donc un des critères de choix en plus de ces qualités :
- Optimisation du temps.
- Un traitement instantané des facture.
- Une solution simple et adaptable.
- Intégration accessible.
Une collaboration efficace
L’équipe accompagnatrice d’Oxylead a su mettre en place une collaboration efficace entre les éditeurs, l’équipe de développement et le client. Tout cela afin de fluidifier les échanges contractuels, opérationnels. L’adaptation, la recette et la mise en production de la solution globale sont ainsi facilités.
Dans un contexte difficile et malgré le confinement le projet a été livré en respectant le budget et le planning initial.
Un processus amélioré et une intégration stable
La force du nouveau processus est d’avoir permis entre différents outils la digitalisation complète du traitement des achats.
Le client a ainsi pu rapidement avoir le bénéfice du 0 papier avec les économies attenantes.
Les équipes comptables ont gagné en confort de travail, puisqu’il n’y a plus de saisie de factures d’achats, taches chronophage de classement, parapheurs papier, transfert de document entre bureau avec les risques inhérents.
Il se concentrent ainsi sur leurs tâches à plus forte valeur ajoutée.
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