Repenser le traitement des factures
Et si vous dématérialisiez votre process ?
Cette politique du “Zéro Papier” (ou dématérialisation) est LA grande tendance adoptée par de plus en plus d’entreprises, notamment grâce à l’apparition du “cloud” et la montée en puissance d’Internet.
En quoi est-elle utile pour le traitement des factures ?
La e-facture est également nommée facture électronique ou facture dématérialisée. Elle consiste à remplacer une partie ou tout le déroulement des échanges de documents et factures papier par une intervention automatisée qui se base sur vos documents digitaux.
Ces documents peuvent avoir plusieurs origines numériques :
- Simple mail ;
- Forme non structurée comme un PDF, un document WORD, … ;
- Ou encore dans la forme de fichiers structurés (CSV, EDI…).
Une facture papier peut devenir une “copie fiable” en la scannant. Les outils de digitalisation permettent de rendre certifiable votre document en respectant les trois critères obligatoires :
- Identique à l’originale ;
- Archivage électronique : conservation fiscale (six ans) et légale (dix ans) ;
- La version conservée doit être au format PDF et complétée par une sécurité numérique comme une signature électronique RGS.
La dématérialisation de factures permet à quiconque de les traiter, enregistrer et classer à partir de n’importe quel périphérique connecté à Internet. Elle est ainsi idéale pour repenser son traitement de factures.
En effet, chacune des étapes du processus d’achat peut être ainsi digitalisée, de la commande jusqu’au paiement. Ce qui permet un regard et un partage plus simple de n’importe où, que ce soit pour vous ou vos fournisseurs.
La validation de commande
En démarrant votre processus digital dès la commande et en utilisant des solutions de P2P (Procure to payment) comme YOOZ , SAGE Automatisation Comptable ou autre.
Vous pourrez bénéficier d’un véritable suivi des demandes d’achats de vos collaborateurs et mettre en place avant l’envoi de la commande, les règles de validation correspondant à votre activité et votre organisation interne. Dès la commande, vous pouvez réaliser le contrôle de vos dépenses et suivre vos budgets.
La digitalisation des commandes sera un levier de performance pour les équipes logistiques, elles pourront :
- Traiter les commandes prioritaires en 1er ;
- Traiter des commandes sans erreur.
Pour éviter
- Des retards de livraison ;
- Des litiges pour erreurs de saisie.
Et permettre
- De respecter les délais ;
- Les engagements de service.
Le fournisseur recevra ainsi une commande conforme et pourra donc répondre à vos contraintes.
De la commande à la réception en un clic.
Les personnes concernées vont pouvoir approuver les livraisons de marchandises, recetter les prestations dont elles ont la charge et tout cela depuis les différents lieux de stockage de l’entreprise ou de travail. Plus besoin de courir après le bon de livraison signé, savoir si votre service frais généraux a bien reçu les dosettes de café…tout sera dématérialisé.
Il est souvent considéré à tort que la gestion des livraisons impacte uniquement le service logistique. Le suivi réel d’une commande jusqu’à la réception de la facture permet d’accompagner les différents services de la DAF dans le pilotage de l’entreprise : Gestion des litiges, calcul des provisions (FAR, AAR, CCA…)
La comptabilité : levier de performance
Votre comptable vous remerciera de mettre en place une solution de traitement de factures comme YOOZ ou autre.
La capture omnicanal des factures et le rapprochement automatique est immédiat avec les nouvelles technologies (IA, Machine Learning et RPA) qui permettra de diviser par 5 le cycle de traitement et de diminuer son coût de plus de 50%.
La vérification de la facture se fera simplement en la rapprochant automatiquement du bon de commande ou livraison. Les informations principales (Fournisseurs, montants, règles d’imputation) seront pré-remplies grâce à la reconnaissance automatique des données et aux mécanismes automatiques d’imputation sans aucun paramétrage préalable.
Il réduira ainsi drastiquement les erreurs et les retards. La gestion des litiges sera donc simplifiée grâce à l’accès immédiat à l’ensemble des informations nécessaires. Il sera également débarrassé des contraintes de classement qui sont des tâches chronophages et sans valeur ajoutée. Repenser son traitement de factures est donc une ambition à avoir.
Quels bénéfices pour vos fournisseurs ?
Le premier est simple : Générer une facture PDF ne prend pas plus de temps qu’une impression… De plus, cette dernière demande davantage de papiers, d’enveloppes, de timbres, plus de délai et peu occasionner des pertes de factures lors de l’envoi. Les études montrent que le gain est supérieur à 4 € par document.
Le suivi : En utilisant des accès dédiés ou le portail P2P OXYLEAD, vos fournisseurs auront accès au suivi de leur facture. Traitée, validée ou payée ? Un traitement plus rapide permet un paiement plus rapide. Ainsi que plus de suivi, moins de relance, plus de satisfaction et de confiance dans vos relations commerciales !
Que dit la loi sur la dématérialisation ?
D’abord adoptée par le secteur public depuis janvier 2020, la facture électronique s’imposera aux échanges BtoB à partir de 2023. La loi de Finances 2020 instaure en effet la généralisation progressive de la facture dématérialisée pour les entreprises du secteur privé. Et ce quels que soient leur taille et leur secteur d’activité, selon un calendrier de mise en application, entre le 1er janvier 2023 et le 1er janvier 2025.
Bientôt l’EDI ?
L’Échange de données informatisé (EDI) permet d’aller encore plus loin dans cette dématérialisation. Cela permet d’interconnecter les systèmes de gestion entre un client et un fournisseur.
En 2020, la DGFiP (Direction générale des finances publiques) dans son rapport, favorise un modèle en « Y ». Il permet de transmettre directement des factures entre des plates-formes privées et certifiées.
Avec l’EDI*, vous pouvez envoyer vos factures de votre propre plateforme privée à celle de votre client. Et cela sans passer par une plateforme publique tierce ou le portail Chorus, ce qui favorise le modèle « Y » ci-dessus.
* EDI : Échange de données informatisé. C’est un échange ordinateur-à-ordinateur de documents commerciaux dans un format électronique standard entre les partenaires commerciaux.
Bien choisir son logiciel de dématérialisation de facture
Il existe de nombreux logiciels permettant de repenser le traitement de factures et ainsi les dématérialiser. Pour bien le sélectionner il faut prendre en compte quatre critères :
- Le fonctionnement : Le logiciel doit remplir tous vos besoins ;
- La technologie : Il doit être compatible avec les dernières technologies pour qu’il puisse s’intégrer facilement dans votre ERP et système de gestion (Sage, Cegid…) ;
- La praticité : Il faut qu’il soit facile à prendre en main pour que vous et vos collaborateurs ne perdiez pas du temps lors de l’apprentissage.
- Le prix : Ce dernier doit être cohérent et dans le respect de votre cahier des charges.
En quoi OXYLEAD peut vous aider ?
Oxylead vous apportera une analyse de votre organisation en réalisant un audit flash pour vous apporter son expertise et des préconisations par la suite. Elles optimisent les flux et mettent en place de véritables leviers de croissance pour un retour sur investissement rapide.
Ainsi une solution adaptée vous sera proposée. Celle-ci disposera d’une couverture fonctionnelle optimum pour votre entreprise.
Nos consultants sont experts dans les solutions leader du marché comme YOOZ ou SAGE ACS et vous apporteront l’accompagnement nécessaire pour une parfaite maîtrise des outils au sein de votre entreprise.
Avec l’équipe de DEVOPS, des outils retenus seront intégrés dans votre écosystème informatique. Ainsi les interfaces nécessaires et l’interconnexion avec votre ERP seront à concevoir. Notre équipe de consultants vous conduira dans ces changements et assistera vos équipes en garantissant le succès de votre projet.
Oxylead vous accompagnera tout au long du processus pour que vous puissiez bénéficier de notre expérience acquise et ainsi repenser le traitement des factures.
Pour en savoir plus :